Impara a scrivere un’email formale in italiano presentandoti correttamente, con i saluti e le parole adatte alla situazione.

Learn how to write a formal email in Italian, introducing yourself properly, with greetings, structure and vocabulary

LIVELLO: INTERMEDIO / AVANZATO

Siccome scrivere un’e-mail formale in italiano è un compito abbastanza complesso, do per scontato che il vostro livello sia almeno intermedio. Per questo motivo, penso che sia inutile fare troppi riferimenti all’inglese. 

Writing a formal e-mail in Italian is a rather complex task, so I take for granted that your level is at least intermediate. I will use English only for answering some common questions. This article will be in Italian only.

Ho deciso di scrivere questo blog in italiano perché alcuni studenti stanno organizzando le proprie vacanze in Italia. Molti vogliono scrivere correttamente delle e-mail ad alberghi, scuole, agriturismi che intendono visitare e mi hanno chiesto come si fa.

Imparerete a utilizzare le più semplici formule di saluto, stile e vocabolario. 

Negli esempi userò il nome fittizio di “Mario Rossi”, che equivale al “John Doe” inglese.

Oggetto – Object of the email

L’oggetto di un’email, come in inglese, descrive in poche parole il contenuto del tuo messaggio. Ti consiglio di non usare una frase completa, ma semplicemente un titolo. Per esempio:

Vorrei delle informazioni sul vostro agriturismo —> Informazioni sul vostro agriturismo.

Saluti introduttivi – Greetings

L’italiano è più formale dell’inglese. È molto importante salutare la persona a cui state scrivendo con le parole giuste.

• Nei rapporti di amicizia

Caro Mario (Dear), Ciao Mario – Ovviamente si usano solamente con persone che conoscete e con cui avete un rapporto informale. 

Si usano sia il “tu” che il “lei” formale. Dipende dalla persona che riceverà la lettera. Non è professionale usare Caro con una persona che non avete mai visto.

• Nei rapporti di lavoro

Spettabile, Egregio, Distinto – queste tre parole si trovano su molte guide  e articoli che spiegano come scrivere una lettera in italiano. 

Nei rapporti professionali con un’azienda, si usa la parola Spettabile, ma dubito che uno studente di italiano debba mai utilizzare un termine così formale. Puoi tranquillamente dimenticartene.

Se state scrivendo a un dottore, un avvocato, un professionista di alto livello, si può usare Egregio, seguito da un titolo e dal cognome della persona. Per esempio:

Egregio dottor (dott.), professor (prof.), avvocato (avv.),  Rossi (…).

Per gli italiani è molto importante usare il titolo di studio durante un rapporto professionale. Come potete notare, non si scrive dottore ma dottor, senza la “e”. Se state parlando con una donna, si usa dottoressa (dott.ssa), professoressa (prof.ssa), mentre avvocato rimane al maschile.

Distinto non si usa quasi più nei saluti introduttivi (Distinto avvocato). È piuttosto obsoleto. Come vedremo però, distinti saluti si usa molto per chiudere un’email formale.

A meno che non abbiate contatti scritti con avvocati e dottori, non vi serviranno tutte queste informazioni.

• Nei rapporti formali, non di lavoro

Probabilmente, questo è il paragrafo più utile per i vostri messaggi ad alberghi, scuole e strutture turistiche.

Gentile signor /signora – Se il destinatario della vostra e-mail è una persona che non conoscete, con cui volete intrattenere un rapporto informale, “Gentile signor Mario (o signor Rossi)” è il saluto introduttivo più corretto. Ricordatevi che in tutti questi casi si deve usare il “lei formale” e non il “tu”.

Nel caso delle email dei miei studenti, “Gentile signor, signora, signorina Rossi” è il saluto più appropriato per il gestore di un agriturismo, il segretario di una scuola di italiano o il padrone di casa di un Airbnb.

In ogni caso, se non sappiamo chi riceverà direttamente il nostro messaggio, è importante usare una formula di introduzione neutra e cordiale.

Alla cortese attenzione … della reception, del padrone di casa, degli insegnanti della scuola.

Scrivete chi siete e cosa volete – Write who you are and what you want.

• Mi chiamo / Sono

Se volete comunicare semplicemente il vostro nome, la prima volta scrivete Mi chiamo Mario Rossi. Nelle e-mail  successive, va bene Sono Mario Rossi.

Se per motivi professionali volete aggiungere il vostro titolo, non dovete mai scrivere Mi chiamo dottor Rossi, ma Sono il dottor Rossi.

• Vi scrivo per… / Le scrivo per…/ Ti scrivo per…

Vi scrivo per avere informazioni sul vostro agriturismo / Vorrei prenotare una camera presso il vostro albergo / Le scrivo per confermare la prenotazione del suo appartamento con Airbnb / Volevo sapere come stai …

Rivolgetevi alla persona che riceverà la lettera nel modo giusto. Date del tu agli amici, del voi alle organizzazioni, del lei persone che non conoscete

Ho scritto “lei” e non “Lei” perché l’uso della lettera maiuscola “L” è abbastanza obsoleto. Se vi capita di leggere libri o riviste contemporanee, potete notare che Lei non si usa più. Nei libri di testo per imparare l’italiano, si usa ancora Lei in maiuscolo per la forma di cortesia, solo per non farvi confondere con il lei = she.

Usate il condizionale per le vostre richieste – Be kind

È un segno di buona educazione usare il condizionale quando si vuole chiedere qualcosa senza essere troppo diretti. Cerca di evitare l’uso del presente con i verbi che esprimono una necessità, per esempio volere, dovere, avere bisogno.

Voglio  – Vorrei una camera doppia.

Dovete – Dovreste chiamarmi all’ora di pranzo.

Abbiamo bisogno – Avremmo bisogno di un taxi.

Congedatevi nel modo giusto – Closing and regards

Spesso capita di dovere sollecitare una risposta. Magari il padrone del vostro Airbnb, dell’albergo o della scuola di italiano non rispondono velocemente.

Evitate di scrivere direttamente quello che pensate, per esempio non scrivete:

• Sto aspettando una risposta, fatemi sapere per favore. 👎🏻

Con educazione, si può chiudere una lettera in questo modo.

• In attesa di una risposta / In attesa di un riscontro,  porgo

Distinti saluti / Cordiali saluti

Queste due forme di saluto finale, sono piuttosto formali. Vanno bene per i rapporti di lavoro, ma anche per comunicare con persone che non conoscete.

Altre formule di chiusura:

Nei rapporti di lavoro, è necessario salutare con professionalità, dimostrando disponibilità e apertura per eventuali domande nelle e-mail successive.

• Rimango a disposizione per ulteriori chiarimenti (At your disposal for further clarification).  – Molto formale.
• Colgo l’occasione per porgere … (I take this chance for giving my…) – Formale
• Ringraziando per la cortese attenzione, porgo…(Thanks for the kind attention, I give you …) – Formale

(scrivete a capo / start a new line)

Distinti saluti / Cordiali saluti.

dott. Mario Rossi

Informale

Grazie e arrivederci / Molte grazie / La ringrazio e la saluto / Grazie mille per il vostro aiuto / Cordialmente / Un caro saluto

Esempi di e-mail

Airbnb

OGGETTO: Chiavi e informazioni sull’appartamento

Gentile signor Rossi,

(leave a blank space) Mi chiamo John Doe e ho prenotato su Airbnb il suo appartamento di Bologna, in via Garibaldi 21.

Arriverò alla stazione di Bologna giovedì all’una di pomeriggio. Potrebbe farmi sapere come posso raggiungere l’appartamento e dove ci incontreremo per le chiavi di casa?

Potrebbe anche confermare che nell’appartamento ci sono internet e aria condizionata?

La ringrazio e attendo una sua risposta.

Cordialmente, (saluto molto comune e abbastanza formale)

John Doe 

+0155555555

Albergo

OGGETTO: Il vostro servizio navetta

Alla cortese attenzione della reception – Albergo Belvedere, Roma.

Buongiorno,

Mi chiamo Mario Rossi e ho prenotato una camera doppia presso il vostro albergo per quattro notti, dal 21 luglio prossimo.

Ho letto che il vostro albergo fornisce un servizio navetta dall’aeroporto di Fiumicino e vorrei prenotarlo, sia all’andata che al ritorno. Siamo due persone con dei bagagli.

Arriveremo il 21 di mattina e ripartiremo il 25 nel primo pomeriggio.

Potreste cortesemente confermarmi la disponibilità del servizio e il prezzo?

Ringrazio in anticipo per la risposta.

Cordiali saluti

Mario Rossi

Scuola di italiano

OGGETTO: Informazioni e sistemazione a Padova

All’attenzione della scuola di lingue Petrarca, Padova.

Buongiorno,

           Mi chiamo John Doe e vorrei ricevere alcune informazioni sulla vostra scuola di lingue, oltre a quelle che ho trovato su vostro sito.

Vorrei frequentare la scuola in agosto, per due settimane, e ho alcune domande.

Avete un corso per studenti di livello avanzato? Quanti studenti ci sono in ogni classe? Quali libri di testo utilizzate? Ci sono delle date precise per l’inizio dei corsi? Organizzate anche attività al di fuori della scuola, come gite e corsi di cucina? 

Potreste anche aiutarmi a trovare un appartamento in città, o una pensione?

Grazie mille per il vostro aiuto.

Cordiali saluti

John Doe

Ci sono infinite combinazioni di saluti e contenuti. Se avete delle domande su come si debba scrivere un’email formale in italiano, scrivetele pure nei commenti.

Alla prossima.

Andrea del Sarto – Ritratto di giovane – 1517